精彩观点

成功的活动执行需要优秀的团队协作

发表于:2016/1/21 13:13:21 阅读次数:

团队协作能力的重要性毋庸赘言,我看过我公司招聘时收到的数百份简历,几乎全部有提到自己善于团队协作云云。团队协作不仅仅是一种意识,更是一种能力的反应。不是简单的说要跟别人合作就可以了,仅拿勇于承担责任这条,你就会发现其实你的团队中的某某人并不是真的很有teamwork

  公关活动是一场非常缜密的综合行动。跟拍电影相比,现场直播需要的团队协作能力要高得多,不幸,公关活动(主要是传统意义上的某场活动)就是现场直播。

    这边宣布启动仪式开始,那边却还在抢修启动道具;

    主持人报错了出席领导或嘉宾的职位或者姓名;

    伴奏音乐已经响起,演员还在为裙子掉了一个扣子而寻找别针;

    突遇电力故障,某政府领导非常难堪地发言,干张嘴不发声;

    这时候我们的人在干什么?如何应急处理突发事故?哪些事情其实是很容易就可以避免的?

    现场出现的很多原因都是由于信息沟通不畅导致的,尽管我们常常戴着无线对讲机:

    负责道具的A其实应该及时将道具临时故障的情况报告给活动总导演,申请推迟启动仪式;

    对接主持人的B本应该及时将临时代替出席的领导信息告知主持人;

    及时命令音响师用一段热场音乐代替歌曲的伴奏乐就可以为演员的失误争取足够的时间;

    电力故障也许是最难预料的,但是有没有跟主办方要求过备用发电机?约定出现电力问题是该物业负责还是执行公司负责?

    针对活动中出现的很多问题,领导责问为什么的时候,员工都会说是因为沟通不畅,其实沟通不畅是一种现象并不是解释这些事故发生的理由。还有一点需要活动工作人员特别注意的是,不论发生什么意外情况,能私下里解决就不要公开解决,更忌讳把混乱暴露给来宾和甲方人员。

    一个团队需要协作,但是应该有明确的分工,没有分工的协作的还不如不合作。从活动的最早准备工作开始就应该有明确的分工。谁负责与与客户沟通?谁去设计邀请函和安排印刷?谁负责挑选舞美合作商?谁去对接场地和餐饮服务商?谁适合对接主持人?谁去挑选演员和礼仪?只有分工明确,权责清晰,才能保证一个团队真正高效的运作。跟与客户和合作商的一切约定尽可能地落实到文字上一样,活动团队的分工明细表也应该尽可能详尽地列出,尽管会有很多交叉的任务区域出现。不仅仅是为了事后据此对员工进行赏罚,更重要的是给每个人非常清晰的任务要求,每个人会更加清楚自己的职责而且不敢马虎大意心存侥幸。

   花些时间做一份标准的工作单吧,它是整个团队顺畅协作的必备条件,记着在工作单的后面或者前面做一份通讯录,包括你的供应商和客户姓名、联系电话。

   一个高效协作的团队要求每一个成员都具备基本的社会素质和专业技术素质。我认为公关团队成员必须的社会素质包括:

   第一就是要诚实守信,如果你感觉老掉牙的话我提醒你,这个世界上你不必别人聪明,是狐狸就会露出尾巴的。第二有一个好身体,搞广告创意、市场营销的人偶尔可以闭门造车糊弄客户,但是做公关活动的就不行(除非你们团队已经专业到只出策划的水平了),我们更多的是体力劳动而非脑力劳动者。抹着防晒霜,带好六神花露水出发吧。第三,要有涵养,言行得体并尊重别人。尊重所有的工作人员,并不要忽视“请”“谢谢您”这样的细节。记住,即使跟一个人见人烦的来宾吵架也会严重损害我们的公关公司形象的。

公关团队成员必须的专业技术素质包括:

    细心,任何琐事的纰漏都可能酿成大祸,给正常活动带来灾难性的后果;

    敏捷的思维能力,我们需要处理面对方方面面不断反馈来的各种信息;

    根据职位的不同,具备相应的工作技能要求:

    做策划的要全面把握市场和客户意图,比如为远洋地产做策划就尽量避免大红大紫的鲜艳色调,而面对润丰集团的时候尽量不要试图说服他们“白兰花很素雅格调要比红玫瑰高很多的”。还要了解穿正装的来宾们是不喜欢BBQ的,还有在鸡尾酒会上放摇滚乐是大煞风景的;当然有些人会对花粉过敏的事情则是需要与客人沟通时个别对待了,不能一味要求策划人处理这些细节;

    夏天室外冷餐台需不需要配备电风扇驱赶蚊虫飞鸟就要靠负责餐饮的同志去实地考察和把握了;

    接触一个新的活动场地时,记得问下是否允许我们的舞美搭建公司入场(舞美场地一般都有自己满意的舞美供应商),有什么注意事项。千万别带着自己舞美团队昂首挺胸走向人民大会堂。

    瓷砖地面遇水变得极易打滑需要负责活动场地的同志时刻牢记;如果你活动当天隔壁大厅有一场摇滚音乐会,你就要仔细斟酌了。还有卫生间够用么(国外标准是每75个人需要一个卫生间)?客人们能很方便地找到么?

   现场环境对活动噪音的规定是多少?有没有事先与当地有关方面取得联系?一旦发生周围居民围攻你的舞台的情况,如何做到尽快地息事宁人需要负责活动场地的同志极强的处理突发事故的能力(当然会有很多同事和主办方的人来帮助他,但是他要知道他才是这个事件的直接负责人)。

   负责印刷的同志要知道客户对你说邀请函制版时间需要一天半只是为了给自己争取更宽松的时间罢了;

   礼品采购的员工要知道如果从天意、万通和百荣能够采买到的就一定不要找其他的专业礼品供应商;

   负责接待的员工弄清最重要贵宾的车辆号码并把它的座驾停在最方便离场的位置要比给他一个写有“贵宾”的胸花更能让他满意,还有不要随意把客人的皮大衣挂在铁丝挂钩上;

   对接媒体的员工要知道如何给记者提供方便,使他们获得最佳的图片拍摄效果,一副好图片的价值不可估量,它可能会在多家媒体上曝光。还要知道如何应对媒体朋友们对餐饮质量次于其他来宾的招待规格的质问;

   如上所述,其实所谓的专业知识也就是懂些常识罢了,不需要像程序员编程或者工程人员制图那样复杂。但是专业也绝不仅仅是对这些常识的机械记忆和罗列,而是一个有机的整体。